Cómo tener una reunión virtual exitosa

Las reuniones virtuales se han convertido en parte importante de nuestro día a día laboral, síntoma derivado de la Pandemia que ha servido para hacer esta práctica una forma oficial de comunicación corporativa. A pesar de que su uso dentro del mundo corporativo cuenta ya con algunos años, en la actualidad es tal vez la forma de comunicación laboral más utilizada, pues dentro de sus beneficios destaca la interconectividad a distancia de manera simultánea, lo que permite reuniones de trabajo en cualquier lugar y en tiempo real.

A estas alturas, muchos ya conocemos bien los múltiples beneficios que ofrecen las videollamadas y las reuniones virtuales, por lo que hablaremos hoy de cómo podemos hacer de estas herramientas virtuales una práctica realmente efectiva antes y durante tu próxima junta de trabajo.

• Antes de llevar a cabo una junta virtual, es recomendable familiarizarnos con la plataforma que utilizaremos, en especial si seremos nosotros los anfitriones de esta. Ya sea mediante Zoom, Teams o Google Meet, conocer las funciones y herramientas de la plataforma de videollamada es importante para evitar problemas y eventualidades antes y durante la reunión, además de saber cómo potenciar aún más la reunión estando en completa sintonía con la plataforma.  

• Contar con una buena conexión a internet es otra de las prioridades para tener en cuenta antes y durante nuestras reuniones, así como ubicarnos en un lugar libre de ruido ajeno y posibles distracciones, y como extra, seleccionando un entorno presentable para mostrar durante nuestra junta laboral. Recuerda ser consciente con los participantes de la reunión, evitando programar o cancelar las reuniones de último momento, recuerda que el tiempo es igual de valioso para todos los participantes. Durante la junta, es momento de actuar como profesional, más si tu rol será el de anfitrión o la junta ha sido solicitada por ti. 

• Gestiona y modera el desarrollo de la reunión, priorizando en el avance de los asuntos a tratar con el propósito de llegar a acuerdos y nuevas tareas al final de la junta. Te recomendamos tomar la iniciativa cuando ocurren las clásicas conversaciones cruzadas en busca de moderar el diálogo y mantener el flujo de la reunión. Como recomendación final, puede grabar tus reuniones con el propósito de retomar los temas tratados para generar una minuta o bien compartirla con aquellos que no pudieron estar presentes. Recuerda que el éxito de tus reuniones depende más allá de contar con una buena conexión o con una plataforma óptima, sino más bien de un desempeño profesional dentro de la misma, priorizando en los temas a tratar buscando avances y otorgando a todos los partícipes la oportunidad de compartir opiniones, temas y mostrar los resultados a conocer.